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Secrétaire à la direction / Executive Secretary

Laboratoire Tech3Lab, Laboratoire ERPSim - Direction de la recherche et du transfert

Emploi temporaire, Temps plein, Mandat de 12 mois
Affichage: 2017-07-10 au 2017-08-27

Please find the English version below.

Milieu de travail

Le Laboratoire Tech3Lab et le Laboratoire ERPsim sont deux unités de recherche de HEC Montréal. Le Tech3Lab est un lieu de recherche doté d’une gamme de technologies d’observation permettant de mener des recherches expérimentales sur les comportements et les mécanismes de prise de décisions en contexte technologique. Les équipements du laboratoire permettent la collecte de données empiriques (psychométriques, psychophysiologiques, données d’utilisation et d’observation). La mission du Laboratoire ERPsim se spécialise dans la recherche et le développement de jeux sérieux pour l’apprentissage des TI.

Rôle et responsabilités

Le ou la secrétaire à la direction contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail. La personne titulaire de cet emploi prépare les dossiers nécessaires aux obligations des laboratoires et veille à l’organisation logistique de l’ensemble des activités. De plus, elle agit à titre de secrétaire des comités du Laboratoire ERPSim et Tech3Lab, incluant la chaire de recherche qui s'y rattache.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • En collaboration avec ses supérieurs, assume la responsabilité et le suivi de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel des dossiers. Tient à jour l’échéancier des projets et objectifs annuels : appels aux projets de recherche, conférence scientifique annuelle, événements spéciaux, appels aux notes techniques, formation personnalisée, etc.
  • Vérifie et assure le suivi des budgets du Laboratoire. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires. En collaboration avec ses supérieur immédiats, prépare les prévisions budgétaires annuelles.  Assure le lien avec le Service du budget pour toute question budgétaire : transfert, correction, imputation, augmentation budgétaire, sommes engagées, etc.
  • Agit en tant que personne-ressource en obtenant ou fournissant des informations auprès d’organismes dans le but de faire cheminer certains dossiers du laboratoire auprès d’universités affiliées et pour la mise à jour du statut du laboratoire au registre des entreprises, etc.
  • De façon à libérer ses supérieur immédiats ou en l’absence de ces derniers, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses. Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels des laboratoires et de la chaire, fournit les renseignements d’ordre courant.
  • Assure le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : système de classement normalisé, demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation, demandes de remboursement de dépenses pour les projets de recherche, demandes d’autorisation d’engagement, demandes de paiement de bourses, approbation des DPT, demandes de paiement du personnel de formation ou contractuel, ou tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
  • À l’aide des logiciels appropriés, prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux, les bulletins trimestriels, les formulaires et les rapports à partir des demandes de son supérieur, de brouillons ou de textes déjà produits et corrige les textes ainsi produits. À l’occasion, doit traduire certains documents. Lorsque requis, prépare ou collabore à la préparation de diverses présentations des formateurs.  Procède à l’impression et à la distribution lorsque requis.
  • Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. 
  • Participe à la diffusion de l’information pertinente sur le site Web, aux mises à jour demandées et à la création de nouvelles pages Web et de montage photos d’événements, lorsque requis.  Gère le compte LinkedIn et Facebook des laboratoires.
  • Gestion de l’horaire et de la prise de rendez-vous des chercheurs.

Soutien aux activités scientifiques

  • Veille à la préparation de projets d’ordre du jour, l’organisation matérielle et logistique des réunions pour les comités : conciliation des disponibilités, convocations, réservations de salles, d’appareils, de services, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers dans les délais fixés, etc.
  • Assiste aux réunions des comités, prend note des débats, des discussions et des décisions, et effectue la transcription de ceux-ci; transmet les procès-verbaux ou comptes rendus aux membres.
  • Tient à jour le CV des chercheurs principaux du laboratoire, autant au niveau interne à HEC qu’à l’externe avec les organismes subventionnaires.
  • Participe activement à la rédaction et la complétion des formulaires de demandes de subvention.
  • Soumet à ses supérieurs tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de ses supérieurs ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente
  • Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher, les produits de la suite Adobe
  • Connaissance d’un système de gestion intégré (par ex. : PeopleSoft)
  • Connaissance des systèmes de gestion de contenu (notamment WordPress)
  • Connaissance des notions comptables (atout)

Avantages

  • Échelle salariale de 40 188 $ à 56 209 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours de congé annuels
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective 

En cas de difficultés à transmettre votre candidature via notre site, vous pouvez envoyer votre CV et votre lettre de présentation à melanie.athenion@hec.ca

 

ENGLISH VERSION:

Executive Secretary

Tech3Lab Laboratory, ERPsim Laboratory, Chair in E-commerce

One-year contract.


Workplace

HEC Montréal is the first management school in Canada. Over a hundred years old, HEC Montréal was awarded three international accreditations. Its reputation is well established in Quebec, Canada and internationally. HEC Montréal offers an enriching, dynamic, stimulating and multicultural work environment and is at a crossroads of currents in all areas of management.

The Tech3Lab and ERPsim laboratories are two HEC Montréal research units. Tech3Lab is a research laboratory with a whole range of observation technologies allowing experimental researches on behaviors and decision-making mechanisms in a technological context. The Laboratory equipment is used for empirical data collection (psychometric, psychophysiological, usage and observation data).  The ERPsim Laboratory specializes in the research and development of serious games to promote IT learning.

Role Description

Located in a start-up environment, a group of dynamic and productive researchers with several techno-savvy student graduates is looking for a dynamic and organized Executive Secretary. He/she possesses experience in a productive research unit, ideally in an anglophone research environment, strong schedule managing and communications skills and an excellent proficiency in English to review articles written by researchers.

The Executive Secretary brings an effective administrative contribution to the laboratories.  This person looks after the filing and the logistic organization for the ERPSim and Tech3Lab laboratories as well as for 2 research chairs. More specifically:

Responsibilities

  • Plan for preventive maintenance and repair of all equipment. Maintain the inventory of all equipment and supplies and sees to restocking. Ensure good relations with the equipment suppliers.
  • Follow up on some special files or projects. Ensure confidentiality of all records. Update the projects calendar.
  • Manage the budget for both laboratories. Maintain all administrative records as well as all statistics and data necessary to the administrative, financial or budgetary reports. Prepare annual budget forecasts.
  • Act as the liaison with organizations in order to bring some files forward with affiliated universities or for the updating of the laboratory status in the business register, etc.
  • Respond to inquiries and manage telephone calls and emails for both laboratories and chairs. Manage the researchers’ schedule and appointment log.
  • Prepare various documents, quarterly newsletters and forms and occasionally translate documents and prepare trainers presentations. 
  • Udate and post information on the Web site, create new web pages and photo display of events. Manage the LinkedIn and Facebook accounts for both laboratories.

Maintaining scientific activities

  • Prepare the agenda and organize all the material necessary to the committee meetings. 
  • Assist to meetings, take minutes and ensure transcription.
  • Update the main lab researchers’ resumes (internal at HEC Montréal as well as those from funding agencies).
  • Actively participate in the completion of grant application forms.

Requirements

  • Professionnal DEC (Diploma of Collegial Studies) in Secretarial Studies or in any other equivalent discipline 
  • Minimum of six years of pertinent experience
  • Excellent knolwledge of the French an English languages, spoken and written
  • Very good knowledge of usual softwares and technological environments, namely Excel, Word, PowePoint, Publisher and the Adobe Suite
  • Knowledge of an integrated management system (ex. : PeopleSoft)
  • Knowledge of a content management system (ex. : WordPress)
  • Knowledge in accounting (asset)

Benefits

  • Salary range up to $ 56,209, based on experience
  • 23 days of vacation after one year of service
  • 15 statutory holidays
  • Career growth, development and continuous learning opportunities
  • Group Insurance Plan 

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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