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Agent, agente - soutien technique

Service de gestion de carrière - Secrétariat général et direction des activités internationales

Emploi temporaire, Temps plein, Mandat de 12 mois
Affichage: 2017-10-11 au 2017-10-22

Milieu de travail

Relevant du Secrétariat général, le Service de gestion de carrière a pour mandat de fournir un ensemble d’activités et de ressources relatif à l’orientation professionnelle et l’aide à la recherche d’emploi qui permet aux étudiants, finissants et diplômés d’accéder à une carrière répondant à leurs objectifs. Le service maintient et développe des activités de promotion du service auprès du milieu des affaires au niveau national et international. Plus spécifiquement:

Rôle et responsabilités

L’agent – soutien technique ou l’agente – soutien technique participe activement à la gestion et au développement du système de gestion de carrière intégré et agit comme personne-ressource auprès des utilisateurs du portail  du Service de gestion de carrière. De plus, cette personne offre un soutien administratif concernant les activités de communication, de gestion  et de promotion du Service de gestion de carrière.

Soutien technique (30%)

  • Participe à la gestion et au développement du système de gestion de carrière intégré, procède à l’implantation de nouvelles fonctionnalités, apporte les correctifs requis, implante les nouvelles versions, etc. 
  • Agit à titre de personne-ressource auprès des utilisateurs : diagnostique les problèmes de fonctionnement du système ou des rapports informatiques, apporte une solution appropriée et lorsque requis, communique avec les personnes-ressources de la Direction des technologies de l’information ou le fournisseur, effectue les suivis requis.
  • Fournit des spécifications techniques nécessaires au développement du portail.
  • Effectue et documente les tests requis (ex. : tests de nouvelles fonctionnalités, révision des processus et des procédures, etc.).
  • Rédige et met à jour les procédures, les politiques, les guides, forme, conseille  et assiste les utilisateurs du système sur les procédures d’utilisation du logiciel, les processus et les méthodes de travail, l’utilisation des données et les requêtes informatiques.
  • En collaboration avec la Direction des technologies de l’information et l’analyste – gestion des processus, participe à la gestion en mode opération de l’application et à l’implantation des nouveaux modules de gestion de carrière au besoin : contrôle des accès internes et externes; initie, analyse et effectue le suivi des demandes  de changement, s’assure de la fonctionnalité des modifications; siège à différents comités. 
  • Vérifie et valide les données liées à l’inscription des employeurs dans le portail et autorise la création des nouveaux comptes d’employeurs.
  • Collige et extrait des données du système, produit des rapports, analyse les résultats et évalue s’ils satisfont aux besoins.
  • Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel du Service de gestion de carrière dans l’utilisation de logiciels et des environnements technologiques d’usage courant : Word, Excel, PowerPoint, etc.

Coordination du travail à l’accueil (20%)

  • Répartit, coordonne et supervise le travail à l’accueil du service et, contrôle la qualité, la cohérence et la standardisation des renseignements fournis.
  • Contribue à l’embauche (entrevues, DAE, DPT, horaires de travail), la formation et l’intégration du personnel à l’accueil.
  • Rencontre les membres de son équipe afin d’établir les dossiers prioritaires sur lesquels travailler.

Maintien et mise à jour du site Web (15%)

  • Diffuse de l’information pertinente sur le site Web du service. Lorsque requis, effectue les mises à jour demandées, crée de nouvelles pages et sollicite l’aide du Service des communications électroniques au besoin.

Volet comptabilité (20%)

  • En regard des services payants offerts aux employeurs (ex. : affichage des offres en vedette, entrée de données dans l’affichage des offres d’emploi, etc.), voit à ce que les sommes reçues pour les services offerts soient comptabilisées dans les comptes financiers appropriés : tient à jour les registres comptables; prépare les analyses mensuelles (fermeture du mois et rapports requis par le Service de la comptabilité et de la trésorerie) et les écritures requises.
  • Collabore avec le Service de la comptabilité et de la trésorerie à la gestion comptable des entrées de fonds du Service de gestion de carrière : fournit les rapports comptables requis; effectue la conciliation des données et le contrôle des erreurs.
  • Coordonne et assure le suivi des commandes en lien avec les activités du service et effectue les demandes de paiement de factures pour biens et services, etc.
  • Assure le suivi afférent aux comptes de dépenses. Remplit les demandes de paiement ainsi que les relevés de dépenses pour frais de voyage et de représentation.
  • Vérifie et assure le suivi afférent au budget du service. À cet effet, tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires et collabore à la rédaction du budget du service. Gère la petite caisse du service.

Volet communications et promotion (5%)

  • Participe à la conception de divers documents promotionnels produits par le service : articles, dépliants promotionnels, publicités sur les babillards électroniques, etc.
  • S’assure de la qualité de l’ensemble des documents d’information diffusés.
  • Effectue la promotion des outils et ressources spécialisées pour la recherche de stage et d’emploi à l’international. Assure le lien avec les fournisseurs de service et répond aux demandes des utilisateurs.

Volet administratif (10%)

  • Assure le lien avec les fournisseurs de service. 
  • Participe activement à l’organisation et à la tenue d’activités mises sur pied par le service telles que des activités de recrutement et de réseautage, Journées Carrières, Salon de l’emploi, ateliers cocktail MBA et autres activités.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal.
  • En collaboration avec son supérieur immédiat, assure le suivi administratif de certains dossiers ou projets spéciaux. Collabore à l’organisation logistique des activités organisées par le service : lien avec les animateurs externes, réservation de salles, etc.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de huit années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Très bonne connaissance des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage des nouvelles technologies
  • Habiletés dans les communications orales et écrites 
  • Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion des dossiers confidentiels
  • Autonomie et aptitudes au travail d’équipe
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client)
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : Peoplesoft, CRM) (atout)
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 60 164 $, selon les années d'expérience pertinente
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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