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Agent-conseil, agente-conseil aux études

Direction administrative du programme de MBA, Registrariat - Direction des études

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2017-10-03 au 2017-10-15

Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants.  Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

L’agent-conseil ou l’agente-conseil aux études est responsable des analyses, du traitement technique et des contrôles associés aux différentes étapes du cheminement de l'étudiant. Conseille la clientèle étudiante tout au long des études, et ce, à toutes les étapes du processus, depuis l’admission jusqu’à la diplomation. Plus spécifiquement :

  • Informe les étudiants et les candidats, sur les programmes d’études de son secteur d’activités.
  • Guide et fournit des informations aux étudiants  sur leur cheminement scolaire et rencontre ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider à atteindre leurs objectifs.
  • Assure la gestion courante des dossiers des étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et le règlement régissant l’activité étudiante. 
  • Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers, les recommande aux autorités concernées s’il y a lieu et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux étudiants. 
  • Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.
  • Évalue l’excellence académique et autres exigences des candidats.
  • Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
  • Assure le suivi des conditions d’admission.
  • Collabore à l’identification des candidats admissibles aux bourses d’admission.
  • Analyse les demandes de réadmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin. Vérifie l’exactitude des verdicts transmis aux étudiants.
  • Étudie et traite les inscriptions des étudiants conformément aux règles établies (entente interuniversitaire, cohortes d’étudiants, équipes de travail, etc.).
  • Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées s’il y a lieu et vérifie l’exactitude des réponses transmises aux étudiants.
  • Gère, s’il y a lieu, le processus entourant le dépôt de travaux dirigés et de projets d’intégration, et assure le suivi auprès de l’Université de Montréal dans le cas des programmes conjoints.
  • Analyse les dossiers des étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l’octroi du diplôme.
  • Communique aux étudiants des réponses officielles au nom de la direction pédagogique.
  • Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.
  • Participe à l'accueil des candidats et des étudiants lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
  • Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
  • Agit comme personne-ressource auprès de la direction pédagogique et des différents partenaires internes et externes. 
  • Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements,  procédures et guides).
  • Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente
  • Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Word et d’Excel
  • Aptitudes et qualités recherchées
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites
  • Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
  • Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
  • Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
  • Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
  • Rigueur et équité dans l'application de règles
  • Capacité d’adaptation aux changements 
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
  • Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
  • Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 60 164 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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