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Agent, agente d’administration (déboursés)

Service de la comptabilité et de la trésorerie - Direction des finances

Emploi temporaire, Temps plein, Mandat d'environ sept mois
Affichage: 2017-11-23 au 2018-01-21

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers. 

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente d’administration (déboursés) effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés au paiement des déboursés de HEC Montréal. La personne titulaire de cet emploi étudie et vérifie les différents rapports comptables et, le cas échéant, identifie et corrige tout écart constaté. Elle prépare les écritures de journal relatives à diverses transactions. En outre, elle effectue les traites, les transferts bancaires et le processus d’émission des chèques.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi : 

  • Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, concilie quotidiennement les factures des fournisseurs selon les termes de paiement convenus, le bon de commande et le bon de livraison; au besoin, communique avec les fournisseurs ou les services concernés pour valider des informations, obtenir des pièces manquantes, etc.
  • Reçoit les notes de crédit et identifie la facture et le bon de commande afférents s’il y a lieu. Saisit les modifications appropriées dans le système de gestion intégré. Au besoin, communique avec les services concernés.
  • Vérifie les relevés de comptes relatifs aux frais de dédouanement, aux transactions effectuées avec la carte de crédit (achat), etc. Prépare les écritures de journal appropriées à l’aide du système de gestion intégré.
  • Compile, calcule et vérifie les frais reliés aux services partagés par plusieurs unités (téléphonie, messagerie, fournitures de bureau, etc.) et répartit la dépense aux services concernés par passerelles informatiques; s’assure que toutes les données ont été incluses dans la mise à jour des fichiers.
  • À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données des comptes à payer (factures, demandes de paiement, rapport de dépenses, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées.
  • Consulte les rapports d’anomalies budgétaires; lorsque requis, communique avec les services concernés et s’assure du suivi. Veille au respect des délais de paiement.
  • Prépare les écritures de journal relatives à diverses transactions interfonctions, interfonds, ventes internes, transferts d’imputations, corrections et annulations de chèques.
  • Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre et autres comptes; identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes; s’assure d’obtenir toute pièce justificative nécessaire.
  • Traite les demandes de correction relatives aux demandes de paiement ou aux rapports de dépenses en regard des pièces justificatives fournies; remplit le formulaire approprié (écriture de correction, transfert de dépenses) et le soumet à la responsable des déboursés pour approbation.
  • À l’aide du système de gestion intégré, participe aux écritures comptables de fins de mois et aux travaux relatifs aux fins d’années financière et fiscale : calcule et compile les frais courus et les avances, effectue la contre passation dans l’année suivante, etc.
  • Transmet aux institutions financières les renseignements nécessaires aux traites et aux transferts bancaires; s’assure de l’exactitude des taux de change appliqués. À la réception des pièces de la banque, saisit les données, prépare les écritures de journal et s’assure des disponibilités budgétaires.
  • Effectue le processus d’émission des chèques, procède aux vérifications et contrôles requis, et effectue les écritures de journal. Au besoin, émet les chèques manuels et les duplicata. Prépare et transmet les fichiers relatifs aux chèques émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation.
  • Procède aux annulations de chèque ou aux arrêts de paiement lorsque requis et avise les personnes concernées. 
  • Vérifie, en regard des ententes établies et des termes convenus, les données de l’ensemble des dossiers fournisseurs créés dans le système de gestion intégré. S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.
  • Effectue le traitement des cas complexes ou nécessitant une attention particulière. Consulte les rapports d’anomalies et effectue les mises à jour requises dans le système de gestion intégré; au besoin, communique avec les services concernés.
  • Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés : entrée de données, classement et archivage des documents, etc.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance ou dans une discipline appropriée
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
  • Capacité de travailler sous pression et en équipe
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

  • Poste temporaire, temps plein, mandat d'environ sept mois
  • Échelle salariale jusqu'à 52 542 $, selon les années d'expérience pertinente
  • Programme d’assurance collective 

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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