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Coordonnateur, coordonnatrice – programme MBA

Direction administrative du programme MBA - Registrariat

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2017-12-18 au 2018-01-21

Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice collabore à la planification, et la coordination du travail de sa section, assure le suivi et en contrôle la qualité. De plus, cette personne agit à titre d’expert, étudie et solutionne les dossiers particuliers ou complexes soumis par ses collègues, de même que les problématiques techniques liées à la gestion des dossiers, aux processus ou à l’application des procédures. Plus spécifiquement :

  • Planifie et coordonne le travail du personnel de son secteur.
  • Assure l’orientation et la formation technique de tout nouvel employé.
  • Transmet aux membres de son équipe toute nouveauté et tout  changement apporté aux programmes d’études, aux processus ou aux procédures, et veille à leur application.
  • Contrôle  la  qualité  de  l’information  saisie  dans  le  système  de  gestion  intégré,  depuis l’admission jusqu’à la diplomation.
  • Détermine les échéanciers et les priorités des opérations, met à jour le calendrier des opérations de sa section et veille au respect des délais prévus.
  • Gère le processus d’admission et assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats selon les verdicts d’admission.
  • Développe des outils permettant de faciliter l’établissement des équivalences de diplômes et de comparer les systèmes scolaires entre eux afin d’établir l’admissibilité, la constance des évaluations et des décisions d’admission.
  • Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de sa section.
  • Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies.
  • Propose  de  nouveaux  modes  de  fonctionnement  et  développe  des  outils  permettant d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les procédures de travail.
  • Agit à titre d’expert technique pour le système de gestion intégré.
  • Assiste son supérieur immédiat dans la mise en application des changements pédagogiques et dans la confection des horaires de cours et d'examens.
  • Agit comme personne-ressource auprès de l’équipe,  du service, de la direction pédagogique et comme agent de liaison auprès des différents partenaires internes et externes. Participe à des comités sur demande.
  • Agit, s’il y a lieu, à titre de spécialiste et de personne-ressource auprès de l’équipe en matière de systèmes d’éducation québécois et étrangers, d’équivalences de diplômes, d’exigences pour les programmes d’études de son secteur.
  • Rédige des messages d’information générale aux étudiants. S’assure de la mise à jour des informations sur le site web et autres documents reliés à la gestion du dossier étudiant et à la promotion des programmes de son secteur.
  • Étudie, traite et solutionne les dossiers particuliers ou complexes, requérant une attention particulière ou transmis par un membre de son équipe. Rencontre les étudiants qui en manifestent le besoin ou dont les dossiers le nécessitent.
  • Effectue les contrôles requis relatifs aux résultats des étudiants : la gestion des sanctions, d’exclusion ou de probation.
  • Prépare et supervise l’étude des dossiers étudiants une fois la scolarité terminée et les recommandations d’octroi de diplômes ou de grade.
  • Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, rapports, statistiques, règlements, procédures et guides, etc.).
  • Participe à l'accueil des candidats et des étudiants lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
  • Renseigne  les  clients  potentiels  sur  les  caractéristiques  des  programmes  d’études  de  son secteur et en assure la promotion.

Profil recherché

  • Diplôme de baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de 5 à 8 années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de Word et d’Excel
  • Habiletés  dans  les  relations  interpersonnelles  (approche  client),  dans  la  gestion  de  situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.  Tact et diplomatie
  • Aptitudes pour la coordination du travail, leadership
  • Forte capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
  • Sens de l’organisation, de la planification et des priorités, initiative et autonomie
  • Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
  • Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
  • Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 77 571 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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