Le contenu
Vous semblez éprouver des problèmes techniques. Veuillez fournir votre adresse courriel et votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous contacter
Prénom *
Nom *
Courriel *
Numéro de téléphone *

Directrice, directeur

Service de la gestion des documents et des archives - Secrétariat général et direction des activités internationales

Emploi temporaire, 35,0 H, Mandat d'une année
Affichage: 2018-01-11 au 2018-01-21

Milieu de travail

Le Service de la gestion des documents et des archives (SGDA) promulgue auprès de HEC Montréal l’adoption de pratiques exemplaires en gestion documentaire. Le SGDA œuvre aussi à la conservation et à la mise en valeur d’une documentation d’envergure touchant l’histoire de l’École et le développement économique québécois.

Rôle et responsabilités

La directrice ou le directeur des archives est responsable de la planification, de l’organisation, du traitement et de l’accès aux ressources documentaires nécessaires pour soutenir la recherche, l’enseignement et l’administration de HEC Montréal. À cet effet, cette personne développe et adapte les services offerts de façon à répondre le mieux possible aux besoins de la clientèle. Elle veille à l’organisation des documents archivés et au respect des obligations légales entourant la gestion, la conservation et l’accès aux documents et aux archives, en regard des meilleures pratiques archivistiques. En outre, elle s’assure de déployer et de maintenir l’environnement technologique nécessaire au développement du Service des archives et elle est responsable de la gestion des ressources humaines, financières et matérielles du service. Plus spécifiquement:

  • Identifie, définit et met à jour l’orientation, les objectifs, les politiques, les règlements et les procédures de travail en matière de gestion des archives et des services documentaires.
  • Selon l’orientation et les objectifs établis, élabore le plan d’action du Service des archives et veille à sa réalisation. À cet effet, planifie, organise, dirige et coordonne l’ensemble des activités du service.
  • Développe des politiques et des procédures pour que la documentation en format numérique fasse l’objet d’un archivage approprié. 
  • Veille au respect des obligations légales entourant la gestion, la conservation et l’accès aux documents et aux archives, en regard des meilleures pratiques archivistiques. 
  • Établit, met en place et maintient des mécanismes permettant une communication optimale entre son service et les différents intervenants internes et externes.
  • Fournit aux unités administratives des systèmes permettant une gestion efficace et efficiente de leurs documents; veille au développement des habiletés et des compétences de gestion documentaire de la clientèle interne. À cet effet, développe et met en œuvre des pratiques favorisant l’appropriation par les usagers des outils de gestion des ressources documentaires (calendrier de conservation des documents, guide de classification des documents, etc.). 
  • Établit et applique des procédures de transfert et de réception des documents semi-actifs provenant des unités administratives et pédagogiques, ainsi que de réquisition, de repérage et de retour rapide aux unités propriétaires.
  • Développe, fait approuver et applique le calendrier de conservation des documents; assure la destruction des documents semi-actifs rendus à échéance ou, s’il y a lieu, leur transfert, leur traitement et leur conservation aux archives historiques institutionnelles.
  • Gère l’aménagement des espaces et des équipements, des magasins de conservation d’archives, des aires de travail du personnel du service et des aires de travail de la clientèle pour consultation des documents. 
  • Planifie et dirige le choix et l’acquisition des fonds d’archives privées provenant des organisations d’affaires, du milieu coopératif, d’associations patronales ou professionnelles ou de personnes; évalue la valeur et la pertinence des documents, en recommande l’acquisition puis en assure le traitement, la conservation et la diffusion. Dans cet esprit, prête une attention spéciale à la conservation des archives des professeurs de HEC Montréal.
  • Planifie le développement technologique du Service des archives. Effectue divers travaux de recherche et d'analyse relatifs aux obligations légales en matière de gestion et de conservation des documents électroniques et numériques; prépare les dossiers nécessaires à l'amélioration de son secteur d’activité. 
  • S’assure du traitement informatisé et de la conservation des procès-verbaux des corps statutaires de HEC Montréal (Conseil d’administration, Conseil pédagogique, comités du conseil, Assemblée des professeurs et CPPPAE).
  • S’assure que HEC Montréal soit et demeure à l’avant-garde des progrès techniques et technologiques en matière de gestion d’archives (gestion et conservation électronique des documents sur support papier et électronique); évalue la pertinence et le coût des améliorations potentielles.
  • Établit un plan d’urgence pour assurer une protection maximale des documents conservés au Service dans l’éventualité d’un sinistre.
  • Selon la politique de HEC Montréal, veille à l’élaboration, à l’implantation et à la mise à jour du site Web du service et de tout autre instrument, outil ou système informatisé destinés aux opérations et à l’atteinte des objectifs du service.
  • Identifie les opportunités d’aide financière externe pour le Service des archives; rédige les rapports nécessaires aux demandes de subvention et de financement. 
  • Participe, à titre d’expert en matière de gestion d’archives ou comme représentant de HEC Montréal, à divers comités et à tout autre groupe de travail ayant un lien avec son champ d'activité. 
  • Évalue et analyse les résultats de son service en regard des objectifs établis; soumet ses recommandations à son supérieur, puis met en œuvre les solutions retenues.

Gestion des ressources humaines, financières et matérielles

  • Identifie la structure de travail et les besoins en ressources humaines pour répondre aux objectifs de son service. Établit les prévisions annuelles en matière d’heures de travail, de personnel d’appoint et de dépenses d’exploitation et les soumet à son supérieur pour approbation.
  • En collaboration avec le Service des ressources humaines, rédige les descriptions d’emploi des postes sous sa responsabilité. Procède à l’embauche, à l’accueil et à l’intégration du personnel en milieu de travail.
  • Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat satisfaisant et stimulant au sein de son service. Identifie et analyse les problèmes en matière de relations professionnelles et prend les mesures nécessaires pour y remédier.
  • À l’intérieur des horaires et des congés fixés par la direction de HEC Montréal, autorise les congés et la période des vacances des employés de son service, contrôle la fréquence et la nature des absences et, lorsque requis, en fait rapport à son supérieur. 
  • Évalue le rendement du personnel de son service à partir des instruments mis à sa disposition. Rencontre les membres de son équipe afin de définir les objectifs de travail et les moyens pour les atteindre.
  • Planifie et propose le plan de formation des employés de son service en s’assurant de développer et de maintenir à jour leurs connaissances et leur employabilité.
  • Planifie et élabore les budgets relatifs aux activités sous sa responsabilité et réalise les travaux de préparation nécessaires à la présentation budgétaire.
  • Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget sous sa direction selon les politiques en vigueur et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget. 
  • Établit les prévisions annuelles en matière de ressources matérielles (espace, mobilier, équipement, etc.) et les soumet à son supérieur pour approbation. 

Profil recherché

  • Maîtrise en sciences de l’information, option archivistique ou toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de cinq années d’expérience de travail pertinente dans des fonctions de gestion et de direction
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites 
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Compétences dans l’implantation et l’utilisation de nouvelles technologies de l’information, et tout particulièrement du logiciel de gestion électronique des documents de la firme Constellio
  • Compétences en matière de planification stratégique
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
  • Habiletés de gestion permettant au titulaire d’impliquer et de développer son personnel
  • Bonne compréhension des enjeux relatifs à l’évolution des nouvelles technologies, à la gestion et à l’archivage des documents électroniques
  • Bonne connaissance du milieu universitaire

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 96 487 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective 

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

Plateforme d’emplois par Neuvoo

Suivez HEC Montréal sur les médias sociaux

              

À propos du site web  |  Règlements et politiques

En cas d'urgence

© HEC Montréal, 2018  Tous droits réservés