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Agent, agente aux activités

Département de sciences de la décision - Direction des affaires professorales

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2018-01-10 au 2018-01-21

Milieu de travail

Le Département de sciences de la décision regroupe plusieurs professeurs qui s'intéressent aux mathématiques utilisées en gestion (statistique, recherche opérationnelle, analyse de décision, probabilités et mathématiques financières).

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours. Plus spécifiquement :

  • Voit à l'organisation matérielle des cours : crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours; compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne; transcrit les horaires de cours, établit l’horaire des travaux pratiques; prépare les recueils et assure le suivi de leur production; commande divers documents pédagogiques; fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe; effectue les déclarations de droits d’auteur; assure le suivi des examens.
  • Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
  • Informe les professeurs, maîtres d’enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.   
  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
  • Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports, etc.); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées.  Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : demandes d’autorisation d’engagement, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel; demandes de bourse; en l’absence de la secrétaire principale, peut, à l’occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation; tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin

  • Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche ou de promotion des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
  • Lors de l’absence de l’adjointe principale, effectue divers travaux en support à la direction du département. 
  • Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres. 
  • Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. 
  • Effectue la mise à jour de pages Web.
  • Soutient techniquement les professeurs dans l’utilisation de certains logiciels.   

Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat
  • Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite 
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite Office, SharePoint, etc.)
  • Connaissance des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tels que : Zone Cours, WorldPress, Rhythmyx, etc.
  • Connaissance des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles 
  • Discrétion
  • Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
  • Capacité de travailler en équipe
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
  • Autonomie et initiative

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 52 542 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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