Le contenu
Vous semblez éprouver des problèmes techniques. Veuillez fournir votre adresse courriel et votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous contacter
Prénom *
Nom *
Courriel *
Numéro de téléphone *

Agente, agent aux activités

Centre de formation en langue des affaires - Direction des études

Emploi temporaire, 1 jour / semaine, Mandat d'une année
Affichage: 2018-02-13 au 2018-02-25

Milieu de travail

Le Centre de formation en langues des affaires vise à responsabiliser les étudiants en ce qui a trait à leur compétence linguistique, à les motiver à construire leur parcours de formation en français, en anglais des affaires, en espagnol des affaires ou en une autre langue conformément à leurs objectifs professionnels. Le Centre est aussi responsable des divers tests d’admission et de diplomation en français, en anglais et en espagnol.

L’École d’été en langues des affaires offre un programme immersif de 3 semaines qui allie à la fois des cours intensifs de langue et des activités socioculturelles et des sorties (visites, excursions, visites d’entreprise, etc.).

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités participe à l’organisation des tests linguistiques, des cours et des ateliers. La personne titulaire de cet emploi accueille les visiteurs de son secteur de travail et répond aux demandes d’information relatives aux diverses activités et services offerts. Elle assure aussi un soutien administratif à l’École d’été en langues des affaires. Plus spécifiquement:

  • Accueille les visiteurs de son secteur de travail et fournit des informations générales sur les activités et les services offerts par son secteur de travail. Dirige les demandeurs vers les personnes appropriées.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et les courriers électroniques de son secteur de travail et fournit des renseignements d’ordre courant.
  • Obtient et note le plus de renseignements possible avant de transmettre les messages ou de diriger les appels aux personnes concernées.
  • Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Rédige de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale au courrier reçu.
  • À l’aide des logiciels appropriés, participe à la préparation de la correspondance, des lettres, des textes, des notes, des tableaux, des rapports ou autres à partir de brouillons ou de textes déjà saisis, puis corrige et imprime les textes ainsi produits.
  • Participe à l’organisation logistique et matérielle des activités et des services offerts par son secteur (cours de langues, ateliers, tests linguistiques) : inscriptions, préparation et commande de divers documents pédagogiques
  • impression de documents à être distribués en classe, réservation des salles et du matériel audiovisuel, préparation des demandes d’autorisation d’engagement des chargés de cours, etc.
  • Participe au traitement des tests linguistiques (décompte des tests, vérification des inscriptions, saisie des résultats, lecture optique, etc.).
  • Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou des activités de son secteur d’activité. 
  • Convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. 
  • Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; assure le suivi administratif des décisions relevant de sa compétence.
  • Tient à jour l’inventaire des documents nécessaires aux cours, ateliers, etc. ainsi que des fournitures de bureau et effectue les commandes nécessaires.
  • Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de sa section.  
  • Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies. 
  • Propose de nouveaux modes de fonctionnement en vue d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les processus.
  • Se tient au courant des programmes et des activités de son secteur de travail (dates limites, événements particuliers, etc.).
  • Utilise différents appareils de bureau d’usage courant (photocopieur, télécopieur, imprimante, numériseur, etc.) et assure la distribution de différents documents.
  • En matière de soutien administratif à l’École d’été en langues des affaires, effectue notamment le suivi des tests de classement en ligne, les inscriptions des étudiants, les réservations internes, la facturation, etc.
  • Assure, en cas de besoin, un soutien administratif pour le guichet unique des demandes de traduction, notamment le suivi des demandes, des mandats et de la facturation.

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans toute autre discipline jugée pertinente 
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Habiletés dans la mise en pages de textes, la conception de tableaux, la mise à jour d’un site Web
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Aptitude à garder sa concentration malgré les interruptions
  • Connaissance du système d’éducation et du milieu universitaire (atout)
  • Connaissance des systèmes de gestion intégrés en usage à HEC Montréal (atout)
  • Connaissance de la langue espagnole (atout)

Avantages

  • Poste temporaire, temps partiel, à raison d'une journée par semaine, mandat d'une année
  • 20 % de l'échelle salariale pouvant aller de 7 510 $ à 10 508 $, selon les années d'expérience pertinente

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

Plateforme d’emplois par Neuvoo

Suivez HEC Montréal sur les médias sociaux

              

À propos du site web  |  Règlements et politiques

En cas d'urgence

© HEC Montréal, 2018  Tous droits réservés