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Agent, agente d'administration - soutien technique

Centre de formation en langue des affaires - Direction des études

Emploi temporaire, Temps plein, Mandat de 12 mois
Affichage: 2018-07-04 au 2018-07-15

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Centre de formation en langues des affaires (CFLA) vise à responsabiliser les étudiants en ce qui a trait à leurs compétences linguistiques, à les motiver à construire leur parcours de formation en français, en anglais et en espagnol des affaires ou en une autre langue conformément à leurs objectifs professionnels. Le Centre est aussi responsable des divers tests d’admission et de diplomation en français, en anglais et en espagnol. 

Le guichet unique pour les demandes de traduction est un service à l’ensemble de la communauté HEC Montréal qui vise à offrir des services linguistiques à l’aide d’un logiciel de traduction assistée par ordinateur (TAO) et d’un réseau de fournisseurs de services linguistiques externes.

Rôle et responsabilités

L’agent, agente d’administration – soutien technique met à profit ses connaissances techniques (traduction et terminologie) et administratives (bureautique, budget et rouages administratifs de l'École) pour, d’une part, assumer la responsabilité des activités reliées à la gestion financière, à la gestion des résultats des tests linguistiques ainsi qu'aux communications internes et externes et pour, d’autre part, assurer la coordination des projets de traduction reçus dans le cadre du guichet unique des services linguistiques de HEC Montréal. À ce dernier titre, il ou elle assure la traduction de certains textes et les recherches terminologiques liées aux projets qui lui sont confiés. Finalement, elle libère son supérieur de certaines tâches administratives et veille au suivi des dossiers en l'absence de ce dernier. Plus spécifiquement :

Guichet unique – Services linguistiques

Traitement des demandes

  • Effectue l’évaluation initiale des documents et convient, avec les demandeurs de services linguistiques, des modalités de prestation des services (délais de traduction, de révision, ordre de priorité, clarification de questions importantes concernant le texte original, etc.). 
  • Contacte les traducteurs ou réviseurs pour leur soumettre des travaux de traduction.
  • Assure le suivi des projets de traduction confiés au Centre de formation en langues des affaires.   
  • En collaboration avec les membres de l’équipe, fournit le soutien nécessaire aux traducteurs, aux réviseurs et aux lecteurs d’épreuves pigistes pour l’atteinte des objectifs fixés en matière de qualité.
  • Assure la liaison avec les clients et le réseau de fournisseurs, ainsi que la coordination de toutes les étapes du travail et voit au respect des échéanciers.
  • Collabore au recrutement de traducteurs contractuels;
  • Maintient à jour les profils des fournisseurs relativement aux tarifs, aux combinaisons de langues et à toute autre information pertinente comme la cote de fiabilité.

Traduction

  • Effectue la traduction de textes de difficulté modérée, de textes urgents et des segments répétitifs des projets de traduction, ainsi que la traduction de textes partiellement prétraduits par l’outil de traduction assistée par ordinateur.

Terminologie

  • Effectue les recherches terminologiques nécessaires à l’exécution des mandats de traduction sous sa responsabilité.
  • Répond aux demandes terminologiques des pigistes, en consultant son supérieur immédiat au besoin. 
  • Maintient à jour la base de données terminologique de HEC Montréal et en assure la diffusion. 

Performance du Guichet unique

  • Participe aux activités du secteur du guichet unique et à la mise en place de mesures nécessaires au maintien de l’efficience et de l’efficacité, notamment par : l’évaluation de l’utilité et de l’efficacité des différentes activités de son service en regard des coûts et des efforts encourus; la mise en place des mesures d’assurance de la qualité des textes traduits; l’évaluation des résultats des activités; l’analyse des modèles d’affaires et d’élaboration du processus à mettre en œuvre (demandes, traitement, contrôle, facturation, financement, etc.). 
  • Présente le bilan des résultats atteints par son unité à son supérieur immédiat. 

Tests linguistiques

  • Voit à l’organisation logistique et matérielle des tests.
  • Transmet les résultats des tests linguistiques par le biais du système de gestion intégré de l’École ou effectue la saisie des résultats des tests.

Gestion du budget et comptabilité

  • Complète les demandes d’autorisation d’engagement du personnel, les demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation et fait le suivi des contrats d’engagement en collaboration avec les coordonnateurs. 
  • Effectue un contrôle des factures reçues et traite les demandes de paiements pour les biens et services rendus auprès des fournisseurs et envoie au Service de la comptabilité et de la trésorerie les rapports, les factures et les demandes de traduction pour le paiement des fournisseurs externes.
  • Prépare les relevés de dépenses. 
  • Effectue un suivi régulier des budgets de son secteur de travail, et renseigne son supérieur immédiat sur les montants disponibles :
  • Assure le lien avec le Service du budget pour toute question budgétaire: transfert, correction, imputation, augmentation budgétaire, sommes engagées, etc. 
  • Extrait périodiquement les rapports comptables destinés au Service de la comptabilité et de la trésorerie et aux ressources humaines.
  • Vérifie les dépenses dans Finance en ligne en vue de l’exercice budgétaire.
  • Donne du soutien au directeur lors de l’exercice budgétaire.

Soutien administratif

  • Effectue la correspondance courante incluant la recherche, la collecte et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
  • Effectue la mise à jour des pages Web du Centre de formation en langues des affaires et de l’École d’été en français des affaires.
  • Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de sa section : 
  • Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies;
  • Propose de nouveaux modes de fonctionnement en vue d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les processus.
  • Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
  • Assure la mise à jour des documents de suivi interne et les rend accessibles. Classe les documents et s’occupe de l’archivage des dossiers;
  • Assure le suivi des congés RH pour le personnel du service.
  • À l’occasion, étudie, traite et solutionne les dossiers particuliers, complexes, plus techniques, requérant une attention particulière, liés à la gestion des dossiers, aux tests d’admission ou aux tests de classement. Assure le suivi des solutions retenues à la suite de discussions avec son supérieur. 

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent
  • Minimum de 6 années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance des environnements technologiques et des logiciels en usage à l’École
  • Connaissance de l’environnement Web 
  • Connaissance du marché de la traduction et des outils d’aide à la traduction (TAO)
  • Autonomie, sens de l’organisation et de la planification 
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
  • Ouverture au multiculturalisme
  • Intérêt pour l’utilisation et l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Diplôme d’études universitaires en traduction (atout)
  • Connaissance de la méthodologie de recherches ponctuelles en terminologie et du protocole de rédaction de fiches terminologiques (atout)
  • Connaissance des applications HEC en ligne, Finance en ligne et ZoneCours, du Système de gestion intégré de l’École (PeopleSoft) et de Rhythmyx (atout)
  • Connaissance de l’espagnol (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 61 668 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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