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Préposé, préposée au service à la clientèle

École des dirigeants -

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2018-07-11 au 2018-07-22

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

L’École des dirigeants HEC Montréal (ÉD)
 offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s’adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d’entreprises. Par ailleurs, l’ÉD est au cœur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance.

Rôle et responsabilités

Le préposé ou la préposée – service à la clientèle offre un soutien aux clientèles internes et externes en répondant aux clients et/ou en transmettant les demandes aux personnes concernées lorsque requis. De plus, la personne titulaire de cet emploi effectue certaines tâches de secrétariat. Plus spécifiquement :

  • Accueille les visiteurs, les clients internes et externes et répond à leurs questions. Procède à toutes les demandes de réservations des salles de l’École des dirigeants et règle les situations particulières pour bien répondre aux différents besoins du service et des clientèles en fonction de la disponibilité de salles.
  • Fournit des informations générales sur les activités et services offerts par l’École des dirigeants. Dirige les demandes vers les personnes concernées lorsque l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier, d’une procédure ou d’un service particulier.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et les courriers électroniques, et fournit des renseignements d’ordre courant. Obtient et note le plus de renseignements possibles avant de transmettre les messages ou de diriger les appels aux personnes concernées; s’assure que ces personnes sont disponibles pour répondre. Effectue les suivis requis.
  • S’occupe de planifier les réunions, de fixer les dates selon les disponibilités, d’inscrire les réunions dans les agendas, de réserver les salles et les équipements requis et effectue les rappels. Lors des rencontres, s’assure au préalable que tout est conforme aux besoins et aux demandes.
  • Reçoit, dépouille, estampille, classe et transmet le courrier et la correspondance aux personnes concernées. Rédige de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale au courrier reçu. 
  • Saisit et tient à jour diverses banques de données. Tient un registre de coordonnées lors de demandes de documentation ou d’information. Participe à la préparation de listes de données et de documents promotionnels liés à ces demandes. À cet effet, effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements à inclure, prépare les documents requis, les listes d’étiquettes et les répertoires d’adresses. Lorsque requis, procède à des envois par courriel ou par la poste.
  • À l’aide des logiciels appropriés, participe à la préparation de la correspondance auprès de clients, de services internes ou de clients externes ainsi que des textes, des notes, des tableaux, des rapports ou autres à partir de brouillons ou de textes déjà saisis. S’assure de fournir ces documents selon les normes de présentation de l’École des dirigeants, dans les délais requis après les avoir revus et corrigés. 
  • Lorsque requis, effectue des recherches dans Internet et auprès de différents intervenants afin de maintenir à jour les informations relatives à divers dossiers. Peut faire des appels pour vérifier des données. Entre ces informations dans les bases de données ciblées.
  • Dispose sur les présentoirs ou les babillards des formulaires et des documents divers en quantité suffisante. Voit à leur mise à jour régulière.
  • Tient à jour un inventaire de tout le matériel et la papeterie requis pour le fonctionnement de l’École des dirigeants. Voit à prévoir les demandes à venir en consultant les coordonnateurs et les responsables d’activités, prépare les commandes et les fait signer.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études secondaires en secrétariat, service client ou autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
  • Sens aigu du service à la clientèle et du protocole requis
  • Souci constant de trouver des solutions pour dépanner les différentes clientèles
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Capacité à répondre à plusieurs demandes simultanées
  • Autonomie et sens de l’organisation
  • Capacité de travailler en équipe et à offrir son aide pour une meilleure performance de l’ÉD

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 42 605 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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