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Agent, agente (technicien, technicienne) - processus et systèmes

Processus et systèmes - Registrariat

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2018-07-09 au 2018-07-22

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Le secteur processus et systèmes est principalement responsable d’assurer le développement du système d’information en place et de sa mise à jour, en tenant compte des besoins actuels et futurs du Registrariat.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente (technicien, technicienne) - processus et systèmes assiste les employés du Registrariat et de différentes unités administratives de l’École lorsqu’ils utilisent le module de gestion académique du système de gestion intégré. À cet effet, cette personne répond aux demandes de renseignements et offre un soutien aux utilisateurs éprouvant des difficultés avec les fonctions principales du système. Elle est responsable de la planification, de l’exécution et du contrôle de la qualité de toutes les opérations quotidiennes requises au fonctionnement du système selon le calendrier universitaire. Elle documente tout changement apporté aux procédures impliquées dans le déroulement des opérations. De plus, elle effectue les tests de système lors de mise à niveau majeure du module de gestion académique. Plus spécifiquement :

  • Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Registrariat et des unités administratives en ce qui concerne l’utilisation des fonctionnalités principales du système de gestion académique (admission, inscription, versement des notes, diplomation) et sur les aspects opérationnels afin d’assurer la cohérence des données et l’optimisation des opérations. Aide les utilisateurs à préciser leurs besoins et explique les procédures à suivre.
  • Évalue et teste les possibilités d’utiliser le système en fonction des demandes reçues des utilisateurs. Transmet tout cas complexe ou nécessitant une attention particulière à son supérieur immédiat.
  • Effectue la mise à jour des paramètres du système de gestion intégré relative à la gestion académique.
  • Effectue le suivi et la mise à jour du calendrier opérationnel selon l’évolution des changements apportés au système.
  • Suivant le calendrier universitaire, planifie et exécute les traitements informatiques liés au processus du système académique. Contrôle l'intégrité et la cohérence des données ainsi que le résultat des traitements effectués en exécutant les requêtes appropriées.
  • Crée, au besoin, des interrogations de données simples servant à la gestion des tâches quotidiennes.
  • Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du module de gestion académique et effectue les démarches nécessaires auprès des personnes concernées pour apporter les corrections qui s’imposent. 
  • Lorsque requis, soumet des demandes à la Direction des technologies de l’information et teste les corrections effectuées.
  • Développe et effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré (ex. : nouvelle version); documente les tests effectués.
  • Définit, rédige et met à jour des guides de procédures et des manuels d’utilisation relatifs aux différentes fonctionnalités du module de gestion académique; rend ces documents disponibles aux personnes concernées. 
  • Effectue la préparation matérielle et donne des activités d’information et de formation à l’intention des utilisateurs portant sur l’utilisation du module de gestion académique.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales en techniques d’administration générale ou de bureautique, ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de six années d'expérience de travail pertinentes
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Bonne connaissance du système de gestion intégré PeopleSoft 
  • Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés à HEC Montréal (Word, Excel)
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client), dans les communications orales et écrites et à vulgariser l’information technique
  • Tact et diplomatie
  • Sens de l’organisation et souci du détail
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 61 668 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

Plateforme d’emplois par Neuvoo

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