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Agent, agente aux activités

Service Développement organisationnel et qualité de vie au travail - Direction des ressources humaines

Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2018-07-10 au 2018-08-26

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et contribue à son efficacité en favorisant le maintien d’un environnement de travail sain, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Elle offre des services-conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise. 

La section Développement organisationnel et qualité de vie au travail est responsable des services offerts en matière de formation et de développement des compétences, gestion du changement et qualité de vie au travail.  De plus, cette section collabore au suivi administratif des affaires professorales et soutient les efforts de recrutement pour cette clientèle, notamment en matière d’immigration.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités met à profit ses connaissances des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités, les événements et les services offerts par son secteur de travail. De plus, cette personne voit à l’édition du site Web de la Direction des ressources humaines. Plus spécifiquement : 

Volet administratif 

  • Structure et tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires de son secteur de travail. 
  • Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal, entre autres pour les demandes d’achat, les demandes de paiement et les relevés de dépenses de son secteur de travail.
  • Transmet les pièces justificatives au Service de la comptabilité et de la trésorerie. Identifie les erreurs de facturation et voit à les résoudre. 
  • Assure les suivis budgétaire et administratif de son secteur de travail et renseigne les personnes concernées sur les montants disponibles. 
  • Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail (activités de formation, exonérations des frais de scolarité, etc.). 
  • S’assure de recevoir l’ensemble des renseignements et pièces justificatives nécessaires à la saisie des données. Au besoin, relance les personnes concernées pour obtenir les informations et documents requis.
  • S’assure que les informations saisies dans le système de gestion intégré respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données. 
  • Selon les besoins, extrait et transforme ces données, puis les présente sous forme de listes, de lettres, de statistiques, de tableaux, de graphiques, etc.
  • Participe à l’élaboration de rapports de données statistiques et de graphiques. Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans des rapports. 
  • Effectue des travaux d’édition (mise en page de lettres, textes, tableaux, graphiques, formulaires interactifs, sondages, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.
  • Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités de son secteur de travail. 
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs de son secteur d’activités.

Activités et événements

  • Participe à la planification des activités et des événements de son secteur de travail. 
  • Tient à jour et assure le suivi du calendrier. Évalue le degré d’avancement des dossiers et fait les relances nécessaires pour s’assurer que les échéanciers soient respectés.
  • Voit à l’organisation logistique et matérielle des activités et des événements offerts aux employés : participe à la planification des horaires, voit à la promotion des activités et des événements, à la gestion des inscriptions, à la confirmation des présences; prépare les documents et les pages Web nécessaires; réserve les locaux, biens et services; assure le lien auprès des différents intervenants, internes ou externes. Les informe des procédures à suivre, telles les modalités de l’activité, les formulaires d’évaluation, etc.; assure la gestion des lieux physiques.
  • Répond aux demandes d’information relatives aux activités, aux événements et aux services offerts par son secteur de travail et effectue de sa propre initiative les réponses courantes. 
  • Prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes afin de les transmettre à la personne concernée, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi. 
  • Lors de l’activité ou de l’événement, accueille les participants, fait la prise de présence et peut être appelée à présenter les intervenants. Lorsque requis, assiste aux activités et aux événements, et veille à leur bon déroulement.
  • Au terme de l’activité ou de l’événement, participe au bilan. Cumule les présences, effectue la synthèse des évaluations, fait le sommaire des frais, etc. 

Autres tâches

  • Crée et met à jour les pages du site Web de la Direction des ressources humaines à partir des documents mis à sa disposition, dans le respect des normes graphiques et des gabarits déterminés.
  • Prépare les pages requises pour l’inscription en ligne aux différentes activités. 
  • Est appelée à répondre aux visiteurs à l’accueil de la Direction des ressources humaines lorsque requis (absences ou vacances, etc.).
  • Participe aux tests requis pour toute implantation ou mise à jour de systèmes informatisés liés à son secteur de travail.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique (microédition et hypermédia) ou dans une discipline jugée équivalente
  • Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente 
  • Excellente connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant, notamment : Outlook (fonctions intermédiaires – avancées); Word et Excel (fonctions intermédiaires – avancées); PowerPoint (fonctions intermédiaires); Adobe Acrobat DC (fonctions intermédiaires); Qualtrics
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de contenu Web (ex. : Rhythmyx)
  • Connaissance des principes de rédaction Web
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Rigueur, minutie, précision et souci du détail; capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
  • Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec plusieurs personnes
  • Capacité à réviser ses priorités en fonction des événements et des différentes demandes
  • Intérêt marqué et aptitude pour l’apprentissage et l’utilisation de nouvelles technologies
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du milieu de la formation (atout)
  • Connaissance du logiciel Visio (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 53 860 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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