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Directrice, directeur, Service de l'approvisionnement

Direction des finances -

Poste régulier, 35,0 H
Affichage: 2018-07-23 au 2018-08-12

Milieu de travail

Le Service de l’approvisionnement est responsable des activités liées à l’approvisionnement en biens et services nécessaire au bon fonctionnement des opérations de HEC Montréal. Il fournit à tous les secteurs de l’École des services et du soutien pour leurs achats, et voit au respect de la législation en la matière. 

Rôle et responsabilités

La directrice ou le directeur du Service de l'approvisionnement coordonne, encadre et supervise les activités liées à l’acquisition des biens et des services nécessaire au bon fonctionnement des opérations de HEC Montréal. De plus, la personne titulaire de cet emploi voit à l’approvisionnement relatif aux travaux de construction et à la gestion de la couverture d’assurance de l’École. Plus spécifiquement :

  • Identifie et propose à son supérieur l’orientation, les objectifs et les politiques en matière d’approvisionnement. Suite à leur approbation, définit et met à jour, conjointement avec le responsable de l’observation des règles contractuelles (RARC), la politique d’approvisionnement et les procédures d’acquisition.
  • Selon l’orientation et les objectifs définis par HEC Montréal, élabore le plan d’action du Service de l'approvisionnement et voit à sa réalisation. À cet effet, planifie, organise, dirige et coordonne l’ensemble des activités du service. Veille à ce que les échéanciers établis soient respectés.
  • Développe des stratégies proactives d’approvisionnement: se tient informée de la situation du marché, des nouveautés et des offres intéressantes pour HEC Montréal, des développements en matière de prix, des délais de livraison, etc. 
  • Établit, met en place et maintient des mécanismes permettant une communication optimale entre son service et les différents intervenants internes et externes.
  • Coordonne l’ensemble des étapes relatives au traitement des bons de commande et approuve leur émission.
  • S’assure de l’optimisation des coûts et de l’application adéquate des taxes.
  • Analyse les demandes d'approvisionnement en biens, en services et en travaux de construction, afin d'identifier les besoins, et mettre en place des stratégies d’acquisition en respect avec la Loi sur les contrats des organismes publics, la Politique d’approvisionnement, et les règles d'achat en vigueur à HEC Montréal. 
  • S’assure de la conformité des processus d’approvisionnement aux règles et directives émanant du ministère de l’Éducation et de l’enseignement supérieur (MEES) et du Conseil du Trésor. Voit à la reddition de compte des contrats conclus sur le site des systèmes électroniques des appels d’offres (SEAO) et au Conseil du Trésor. Sensibilise les intervenants en approvisionnement de l’École aux politiques de l’École et au cadre réglementaire auquel les processus d’approvisionnement sont assujettis 
  • Agit à titre de secrétaire des comités de sélection et s’assure de la conformité des documents d’appels d’offres ainsi que de la conformité du processus d'évaluation retenu par les comités qui doivent juger de la qualité des offres reçues. 
  • Veille à l’écoulement des biens dont l’École souhaite se départir, dans le respect des pratiques et des politiques en vigueur à HEC Montréal. 
  • Identifie les mesures susceptibles d’améliorer les procédures actuelles; adapte les méthodes de travail de son service, selon les changements apportés aux règles et procédures administratives ou législatives ou introduites par l’utilisation de nouvelles technologies. 
  • Selon la politique de HEC Montréal, veille à l’élaboration, à l’implantation et à la mise à jour de tout instrument, outil ou système informatisés destinés aux opérations et à l’atteinte des objectifs du service.
  • Représente HEC Montréal au sein de divers comités et groupe de travail ayant un lien avec son champ d'activité, notamment le Regroupement des gestionnaires en approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ). À ce titre, participe ou administre les dossiers d’achats regroupés qui lui sont confiés.
  • Développe et entretient des relations avec les fournisseurs, ses homologues de la communauté universitaire, les différents services de HEC Montréal, etc. afin d’établir des liens dans le cadre des activités sous sa responsabilité.
  • Analyse les résultats de son service, en regard des objectifs établis. Recommande des mesures correctives appropriées à son supérieur immédiat et voit à l’application des solutions retenues.
  • Conseille l’École sur les risques assurables. Est le premier répondant pour les enjeux d’assurance et le premier contact pour les courtiers et assureurs de l’École.
  • Représente l’École auprès du sous-comité de l’assurance du bureau du conseil interuniversitaire(BCI). Évalue et partage les besoins en assurances de l’École, influence le BCI dans la gestion des risques assurables et négocie la contribution de HEC aux coûts d’assurance de l’ensemble des universités.

Gestion des ressources humaines, financières et matérielles

  • Identifie et met en place une structure de travail permettant la mobilisation de la main-d’œuvre pour atteindre les objectifs opérationnels. À cet effet, planifie la main-d’œuvre requise, encadre les activités d’embauche, d’accueil, d’intégration, d’évaluation, de formation et autres activités de gestion des ressources humaines.
  • Planifie et élabore les budgets relatifs aux activités sous sa responsabilité et réalise les travaux de préparation nécessaires à la présentation budgétaire.
  • Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget. 
  • Établit les prévisions annuelles en matière de ressources matérielles (espace, mobilier, équipement, etc.) et les soumet à son supérieur pour approbation. 

Profil recherché

  • Baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de cinq années d’expérience de travail pertinente dans des fonctions de gestion et de direction, incluant trois années d’expérience dans le contexte d’approvisionnement soumis à la Loi sur les contrats des organismes publics
  • Très bonne connaissance des principes financiers, des applications informatiques en gestion ainsi que des logiciels et environnements technologiques d’usage courant
  • Très bonne connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) et de son cadre réglementaire
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Sens développé de l’éthique professionnelle
  • Compétence en matière de planification stratégique
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
  • Habiletés de gestion permettant au titulaire d’impliquer et de développer son personnel
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision
  • Esprit de synthèse et capacité d’analyse
  • Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
  • Bonne connaissance du milieu universitaire (atout)
  • Détient l’attestation de secrétaire de comité de sélection du Secrétariat du Conseil du trésor (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 106 544 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

Plateforme d’emplois par Neuvoo

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