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Agent, agente d'administration (comptabilité et relations clientèle)

Revue Gestion -

Emploi temporaire, 4 jours / semaine, total de 26 h / semaine, Mandat d'une année
Affichage: 2018-10-04 au 2018-10-14

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Ayant pour mission de contribuer à l’excellence en matière de gestion, la revue Gestion vise à être une plate-forme de contenu global francophone (magazine, site, livres, produits digitaux) la plus réputée pour l'ampleur et la qualité de ses incidences sur les pratiques, les enseignements, la presse d’affaires et les services-conseils en matière de gestion. Son site Web se veut une véritable bibliothèque virtuelle où il est possible de trouver une multitude d’écrits en français sur des sujets de l’heure en gestion.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente d’administration (comptabilité et relations clientèle) effectue le suivi régulier de la comptabilité et des budgets de la revue. De plus, la personne titulaire de cet emploi assure le maintien des bases de données et est responsable des communications avec les clients. Plus spécifiquement : 

Volet comptabilité (50%)

  • Coordonne les opérations comptables pour la revue Gestion de HEC Montréal et assure le suivi régulier des budgets: tient à jour les registres comptables appropriés, tenue de livres; pépare les analyses mensuelles (fermeture du mois et rapports requis par le Service de la comptabilité et de la trésorerie) et les écritures requises; procède à l’encaissement de chèques réguliers; assure le lien avec la firme comptable externe retenue par Gestion pour la préparation des états financiers et dossiers de vérification; assure le lien avec le Service du budget de HEC Montréal pour toute question budgétaire courante (suivi des dossiers administratifs d’embauche, transfert, imputation, etc.); agit comme personne-ressource et renseigne son supérieur immédiat.
  • Procède à la facturation des différentes activités organisées par la revue Gestion HEC Montréal.   
  • Analyse, annote et donne suite mensuellement aux comptes à recevoir des activités. Lorsque requis, communique avec les clients pour établir des modalités de paiement pour les comptes en souffrance. 
  • En collaboration avec son supérieur immédiat, participe à la préparation des prévisions budgétaires. 
  • Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires. 
  • Répond à toute demande d’information relative à son champ de compétences. 

Volet administratif

  • Lorsque requis, participe à l’organisation logistique et matérielle des activités et des services offerts par son secteur.
  • Prépare divers documents (formulaires, textes, notes, tableaux) et produit des rapports personnalisés. Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire les indicateurs, les listes ou les rapports requis. 
  • Codifie, saisit, importe et tient à jour des données dans le système de gestion de commerce électronique; veille à la conformité et à la qualité des données. 
  • Effectue le classement requis selon le système normalisé en vigueur à l’École. S’assure que les classeurs sont sécurisés, que tous les dossiers s’y trouvent et qu’ils sont complets.

Relations clients

  • Tient à jour la base de données des abonnés et effectue divers travaux liés à la gestion des abonnements individuels, collectifs et étudiants (processus de relance, matériels d’abonnement, gestion et suivi des relances, intégration des nouveaux abonnés, etc.).
  • Apporte le soutien nécessaire par courriel ou par téléphone aux abonnés et clients pour les guider dans leurs commandes et favoriser la bonne utilisation des offres et des produits de Gestion.
  • Assure l’intégration, la prise en charge des commandes clients.
  • Assure l’intégration et la diffusion de l’information pertinente sur le site Web et les bons fonctionnements des fonctionnalités Cybercommerce du site afin de garantir la commercialisation des produits.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique, management, comptabilité ou dans une discipline jugée équivalente 
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente 
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance des notions comptables
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, notamment les tableurs et les logiciels de comptabilité, tels que Sage50 (Simple Comptable)
  • Connaissance d’un logiciel de commerce électronique
  • Aptitudes et qualités recherchées
  • Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail 
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) 
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage et l’utilisation des technologies 
  • Autonomie dans le travail, sens de l’organisation et des priorités 
  • Flexibilité, réactivité, sens de la collaboration en petite équipe 

Avantages

  • 80 % de l'échelle salariale, soit de 32 948 $ à 46 090 $, selon les années d'expérience pertinente
  • Poste temporaire, temps partiel, 4 jours par semaine (26 heures par semaine), mandat approximatif d'une année
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

     

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